Громадянам для цілей заповнення декларації потрібно вести облік.
Платники податку на доходи фізичних осіб (далі - платники податку), які відповідно до Податкового кодексу України зобов’язані подавати декларацію або мають право на таке подання з метою повернення надміру сплачених податків, у тому числі при застосуванні права на податкову знижку, ведуть облік у Книзі обліку доходів і витрат для визначення суми загального річного оподатковуваного доходу.
Наказом Міністерства фінансів України 09.01.2013 року № 6 затверджено форму Книги обліку доходів і витрат для визначення суми загального річного оподатковуваного доходу (далі - Книга) та Порядок ведення обліку доходів і витрат для визначення суми загального річного оподатковуваного доходу.
Наказ зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 січня 2013 року за № 164/22696 та набрав чинності з дня його офіційного опублікування – з 08.02.2013 року..
Книга, як правило, має вигляд зошита чи блокнота, що купується та заводиться платниками податку самостійно.
Записи у графах Книги здійснюються безпосередньо платником податку або уповноваженим представником кульковою або чорнильною ручкою, чітко і розбірливо не пізніше наступного дня після отримання відповідних сум доходів, сплати (перерахування) податку, а також понесених витрат.
Підрахунки відображених у Книзі даних проводяться для цілей заповнення декларації. Суми отриманих доходів, понесених витрат та сплачених (перерахованих) податків відображаються в графах Книги у гривнях.
Відповідно, наказ Державної податкової адміністрації України від 24 грудня 2010 року № 1022 „Про затвердження форми Книги обліку доходів і витрат для визначення суми загального річного оподатковуваного доходу та Порядку ведення обліку доходів і витрат для визначення суми загального річного оподатковуваного доходу”, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 30 грудня 2010 року за № 1441/18736 визнано таким, що втратив чинність.