Відповідно до п.1 ст.3 Закону України від 6 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» із змінами і доповненнями (далі – Закон № 265) суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг зобов’язані проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахункових операцій (касові апарати) з роздрукуванням відповідних розрахункових документів (чеків), що підтверджують виконання розрахункових операцій, або у випадках, передбачених цим Законом, із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок.
Постановою КМУ від 23 серпня 2000 року № 1336 „Про забезпечення реалізації статті 10 Закону України „Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” затверджено Перелік окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування реєстраторів розрахункових операцій з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій (далі - Перелік).
Відповідно до п.3 Переліку суб’єктам господарювання, які здійснюють роздрібну торгівлю на ринках, ярмарках (за винятком розташованих на їх території магазинів, кіосків, палаток, павільйонів, приміщень контейнерного типу), в т.ч. фізичним особам – підприємцям, які обрали загальну систему оподаткування, дозволено проводити розрахункові операції без застосування реєстраторів розрахункових операцій (далі – РРО). При цьому використання розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій є обов’язковим.
У разі якщо торгівля на ринку, в т.ч. фізичними особами – підприємцями на загальній системі оподаткування, здійснюється в магазинах, кіосках, палатках, павільйонах, приміщеннях контейнерного типу, то розрахунки з покупцями потрібно проводити через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи касові апарати з роздрукуванням фіскального касового чеку.
Згідно з п.11 ст.3 Закону № 265 при проведенні розрахункових операцій через РРО обов’язково використовується режим попереднього програмування найменування, цін товарів (послуг) та обліку їх кількості.
Звіт про використання РРО та книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок); довідка про використані розрахункові книжки подаються до податкового органу щомісячно - не пізніше 15 числа наступного за звітним місяцем.
Суб’єкти господарювання, які використовують реєстратори розрахункових операцій, з 1 січня 2013 року зобов’язані щоденно подавати до органів ДПС електронні копії розрахункових документів та фіскальних звітних чеків, які містяться на контрольній стрічці у пам’яті РРО або в пам’яті модемів, які до них приєднані. Відповідальність за неподання такої звітності в електронному вигляді настає з 01 липня 2013 року.