Платник податку зобов’язаний надати покупцю на його вимогу підписану і скріплену печаткою податкову накладну. За вибором покупця податкова накладна може бути складена в паперовому вигляді або в електронній формі.
Продавець складає податкову накладну у форматі, затвердженому Державною податковою службою, з використанням спеціалізованого програмного забезпечення.
При складанні електронної накладної необхідно накласти на неї електронний підпис та надіслати її до органу ДПС засобами комунікаційного зв’язку. Така накладна вноситься до Єдиного реєстру податкових накладних (далі - ЄРПН) відповідно до Порядку, затвердженого Постановою КМУ від 29.12.2010 року № 1246.
Лише після отримання від ДПС України квитанції про підтвердження реєстрації в ЄРПН податкової накладної, продавець може надіслати її в електронному вигляді покупцю. В той же час покупець також повинен мати відповідне програмне забезпечення для податкових накладних.
Важливо знати, що при складанні податкової накладної в електронній формі, складати її в паперовому вигляді не обов’язково.
Також продавець зобов’язаний зареєструвати податкову накладну в ЄРПН, якщо:
• сума податку на додану вартість в одній податковій накладній становить понад 10 000 гривень;
• при здійсненні операцій з постачання підакцизних товарів;
• при здійсненні операцій з постачання товарів, ввезених на митну територію України.
Подання податкової накладної платниками податків регулюються статтею 201 Податкового кодексу України.